Small talk — nieformalna pogawędka przed spotkaniem biznesowym, konferencją, czy wykładem. Często spędza sen z powiek i wydaje się czymś przerażającym. Dlaczego tak się dzieje? Z jakiego powodu nie potrafimy nawiązać luźnej rozmowy? Co zrobić, aby stał się częścią oficjalnej rozmowy?
Od czego zacząć small talk?
Wiele osób nie lubi lub nie „czuje tego” nawet w języku rodzimym, a co dopiero mówić o pogawędce w obcym języku. Dochodzi element braku luzu, odpowiedniego słownictwa, tematów, które wypada poruszyć w danej sytuacji.
Dobrą wiadomością jest to, że „small talk-u”, podobnie jak wielu innych sprawności, można się do pewnego stopnia nauczyć. Oczywiście, jak w języku rodzimym, dla osób, które mają ogólnie łatwość nawiązywania kontaktów i zawierania nowych znajomości, będzie to bardziej naturalne i mniej stresujące, niż dla osób z natury nieśmiałych i wycofanych. Jednak każdy może się nauczyć kilku trików, dzięki którym poczuje się pewniej.
Dużo zależy od kontekstu sytuacyjnego. „Small talk” jest często spotykany nie tylko w sytuacjach biznesowych, ale również w życiu prywatnym. Nieformalna pogawędka będzie przebiegać inaczej, gdy spotkamy sąsiada w windzie lub wyprowadzając psa na spacer, inaczej w formalnej sytuacji biznesowej, oczekując na rozpoczęcie konferencji, wykładu czy spotkania.
Jednak w obydwu przypadkach, z pomocą może przyjść miejsce, w którym się akurat znajdujemy.
Zatem przed konferencją możemy zagadnąć o przyjazd na miejsce, sam budynek, organizację, mówców. Podczas witania partnera biznesowego, czy klienta w swojej siedzibie zapytaj, czy łatwo było trafić, zaparkować itp.
Z pomocą mogą również przyjść tematy bieżące, poruszane w światowych, krajowych czy lokalnych mediach.
Jakich tematów lepiej unikać?
Niemal w każdej kulturze ryzykownym jest poruszanie tematów polityki, religii oraz zarobków. Można do tej listy dodać lokalne tematy, zwykle polaryzujące społeczeństwo. Nie chcemy, aby nasza nieformalna, przyjazna pogawędka zamieniła się w sytuację konfliktową, czy niekomfortową.
Jeśli chcemy wypaść lepiej, zawsze dobrze jest dowiedzieć się czegoś więcej o potencjalnych rozmówcach, np. sprawdzając wcześniej listę gości/uczestników danego spotkania. Takie informacje są szczególnie cenne, jeśli liczymy na nawiązanie trwalszych relacji biznesowych.
Wyposażeni w podstawową wiedzę o danej osobie, możemy bezpośrednio nawiązać do tego, czym się zajmuje, wspólnych znajomych, poprzednich spotkań czy konferencji. To bardzo pomaga w relacjach i partnerstwach biznesowych.
Aktywne słuchanie i zadawanie pogłębionych pytań, tzw. „follow-up questions” wspiera nasz small talk. Prowadząc pogawędkę, musimy być cały czas skupieni na naszym rozmówcy, uważnie słuchać, zadawać pytania. Telefon najlepiej odłożyć na bok, żeby nie rozpraszał uwagi. Powinniśmy używać przyjaznego tonu głosu i utrzymywać kontakt wzrokowy z rozmówcą, mniej więcej jedną trzecią czasu.
Czy w sytuacji biznesowej powinniśmy poruszać tematy prywatne?
Są dwa podejścia do tego zagadnienia. Pierwsze mówi — absolutnie nie. Zwłaszcza jeśli sytuacja dotyczy nowo poznanej osoby lub „twardego” spotkania biznesowego. Jednakże wielu trenerów komunikacji oraz etykiety w biznesie twierdzi, że częściowe „odsłonienie się” może bardzo pozytywnie wpłynąć na nasze biznesowe relacje. Często działa zasada „odbicia” lub „wzajemności”. Czyli nasz rozmówca również być może zdradzi coś bardziej osobistego, co może być początkiem udanej biznesowej relacji. Wniosek? Słuchaj swojej intuicji i rozmówcy.
Musimy też być uważni, żeby nie „przedobrzyć” z naszą pogawędką. Rekomenduję, aby przy spotkaniach online czas na „small talk” był znacznie skrócony, w stosunku do spotkań na żywo. To też trzeba mieć na uwadze, aby nie zniecierpliwić naszego rozmówcy, który najprawdopodobniej ma kalendarz pełen spotkań i szanuje swój czas.